Как CAO выбрать приоритеты внедрения ERP CRM или HRIS системы в компании

В современном мире цифровизация бизнес-процессов становится не просто трендом, а необходимостью в конкурентном мире. Для оптимизации своего бизнеса компании всё чаще выбирают внедрение ERP (системы для управления ресурсами компании), CRM (системы управления взаимодействиями с клиентами) или HRIS (системы управления человеческими ресурсами). Однако перед любым руководителем или Chief Administrative Officer (CAO) встает вопрос: какую систему внедрять в первую очередь? Определение приоритетов требует глубокого анализа текущего состояния компании, стратегических целей и ресурсов.

Что такое ERP, CRM и HRIS?

Каждая из этих систем служит своей уникальной цели в компании. Понимание их функций помогает руководителям правильно расставить приоритеты.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP предназначена для управления ресурсами компании, включая финансы, операции, логистику, производство и складирование. ERP-системы помогают автоматизировать сложные процессы, повысить их прозрачность и гармонизировать данные между разными отделами. Например, внедрение ERP-системы позволило компании Coca-Cola увеличить оперативность управления поставками на 20%.

CRM (Customer Relationship Management)

CRM-системы сосредотачиваются на клиентах компании, помогая управлять продажами, маркетингом и обслуживанием клиентов. Это особенно важно для компаний с широкой клиентской базой и сложными цепочками продаж. Согласно исследованию Salesforce, внедрение CRM может повысить продажи до 29%, а производительность сотрудников – на 34%.

HRIS (Human Resource Information System)

HRIS помогает автоматизировать управление персоналом, включая процессы найма, обучения, учета рабочего времени и расчета заработной платы. Компании, внедрившие HRIS, такие как IBM, отмечают снижение административной нагрузки HR-отдела более чем на 40%.

Во многих компаниях есть потребность сразу в двух или даже всех трех системах. Однако ввиду ограниченности бюджета или других ресурсов важно сначала определить самую насущную потребность.

Критерии и подходы к определению приоритетов

Для CAO подход к выбору первоочередной системы должен быть системным. Вот основные критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Оценка бизнес-потребностей

Для начала важно определить основные «боли» компании. Например, если в вашей организации низкий уровень автоматизации финансов и логистики, это указывает на необходимость внедрения ERP. Если же у компании проблемы с управлением клиентами и конверсией продаж, приоритетнее будет CRM.

Влияние на стратегические цели

Выбор системы стоит увязывать со стратегическими целями бизнеса. Если компания фокусируется на росте клиентской базы, CRM станет первостепенной задачей. Для предприятий с массовыми производственными процессами приоритетной будет ERP. HRIS может стать критичным для компании в фазе быстрого масштабирования, где эффективное управление персоналом будет определяющим фактором успеха.

Стадия жизненного цикла компании

На старте бизнеса основные усилия обычно направлены на привлечение клиентов, поэтому выбор падает на CRM. Средний бизнес чаще всего нуждается в эффективной координации ресурсов, что делает ERP более подходящим решением. Большим компаниям, с сотнями сотрудников, требуется HRIS для управления персоналом.

Текущая инфраструктура

Необходимо оценить существующий ландшафт ИТ-систем. Если уже имеются базовые решения для работы с клиентами или сотрудниками, возможно, первым шагом стоит внедрение ERP. Также стоит учитывать интеграцию выбранной системы с текущими решениями.

Методы анализа и инструментальная оценка

Современные инструменты и подходы помогают сформировать объективное представление о потребностях организации.

SWOT-анализ

Одна из традиционных методик, позволяющая оценить сильные и слабые стороны, выявить возможности и угрозы для компании при внедрении каждой из систем.

Анализ ROI (Return on Investment)

Этот метод поможет определить, какая система принесет наибольшую окупаемость инвестиций. Например, если CRM позволит увеличить продажи на предположительные 25%, а ERP снизит затраты на 10%, можно сопоставить ROI обеих систем.

Опыт коллег и конкурентов

Анализ решений, принятых конкурентами или схожими организациями, дает полезные инсайты. Например, компания Nestlé начала с ERP, что привело к экономии более 1 миллиарда долларов в первые 5 лет.

Как вовлечь команду и стейкхолдеров в процесс выбора

Успешное внедрение любой системы невозможно без поддержки команды на всех уровнях.

Проведение внутренних интервью

Общайтесь с руководителями различных департаментов, чтобы понять, какие проблемы их волнуют больше всего. Например, коммерческий отдел может жаловаться на отсутствие учета лидов, сигнализируя о необходимости CRM.

Создание рабочих групп

Формируйте межфункциональные команды из представителей IT, HR, маркетинга и других департаментов для совместного анализа потребностей и выбора решения.

Презентация экономических преимуществ

Руководству важно показать, как выбранная система повлияет на основные метрики бизнеса: доходы, производительность или снижение затрат.

Пример оценки приоритета в гипотетической компании

Компания «X», средний бизнес с 200 сотрудниками, столкнулась с рядом проблем: большой текучестью кадров, разрозненными данными о клиентах и низкой производительностью складских процессов. Проведя SWOT-анализ, аналитики выявили:

— Проблемы с клиентами снижают выручку на 15%.
— Слабая кадровая политика вызвала рост текучести на 10%.
— Неэффективная логистика увеличивает издержки на 12%.

ROI-анализ показал, что внедрение ERP позволит экономить до 8 миллионов рублей в год, CRM увеличит доход на 10 миллионов, а HRIS сократит текучесть и условные затраты на 3 миллиона. В результате компания выбрала CRM как приоритет в первом году и планировала внедрение ERP и HRIS на последующих этапах.

Планирование этапов внедрения

После определения приоритетной системы важно составить четкий план внедрения. Основные этапы:

1. Анализ требований и выбор поставщика.
2. Тестирование пилотного проекта.
3. Масштабирование и полный запуск.
4. Обучение персонала и адаптация сотрудников.
5. Постоянный мониторинг и улучшение.

Заключение

Определение приоритетов при внедрении ERP, CRM или HRIS является стратегическим решением, которое требует глубокого анализа потребностей бизнеса, стратегических целей и ресурсов. CAO играет ключевую роль в этом процессе, используя критерии, методы и вовлечение команды для принятия обоснованного решения. Важно помнить, что внедрение любой системы — это не точка завершения, а начало пути, направленного на повышение эффективности бизнеса. С грамотным подходом и фокусом на нуждах компании любая выбранная система станет катализатором ее роста и процветания.